Plus connue sous l’abréviation GED, la gestion électronique de documents s’intègre dans un cadre professionnel afin de soutenir les entreprises dans leurs activités. Quels sont les atouts et les particularités de cette solution numérique ? En quoi la GED est-elle un outil d’optimisation dans l’organisation de ses services et flux d’informations ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur la GED.
Qu’est-ce qu’un logiciel GED ?
On appelle GED l’ensemble des processus qui concerne la production, le stockage et la consultation de documents au sein d’une structure. Dans une optique de dématérialisation des documents administratifs, un logiciel GED possède plusieurs fonctionnalités :
- Possibilité de créations en disposant de formats compatibles.
- Accès sécurisé pour toute intervention sur la base de données, y compris à but informatif.
- Archiver les documents.
- Proposer des modules de recherches pertinents pour une utilisation facile : mots-clefs, indexation, attributs de sujets, de sources…
- Garantir l’inaltérabilité des documents et leur confidentialité.
- Veiller à la sécurité du système avec options de verrouillage, vérification des connexions et gestion opérationnelle des autorisations.
À noter que l’on parle de GED ERP lorsque la gestion électronique de documents est intégrée à une interface ERP pour compléter l’offre numérique dédiée à une entreprise, un groupe ou même un site spécifique.
Les avantages d’une GED pour les professionnels
Quelle que soit la taille de la structure dans laquelle la solution GED est intégrée, elle présente des atouts pratiques notables. À commencer par une facilité d’accès aux informations souhaitées. Grâce aux fonctions précédemment évoquées, il est plus simple et rapide de consulter les documents désirés. La recherche monopolise moins de temps de travail. Ce qui permet d’améliorer le rendement de ses équipes et de réduire les coûts de fonctionnement. On peut aussi s’attarder sur des espaces de stockage physiques moins encombrants, ainsi que sur la fiabilité et l’exactitude des données. En raison de la dématérialisation des documents, une stratégie entrepreneuriale axée sur le développement durable s’avère plus facile à mettre en œuvre.
Les différents domaines d’application pour une solution GED
Du secteur industriel aux sociétés du tertiaire, la gestion électronique de documents s’adresse à tout type d’activités professionnelles. Le stockage concerne aussi bien les bons de livraison, les courriers ou encore les cahiers des charges, avec une possibilité de mise en relation pour gagner en pertinence lors des recherches. Développée pour être compatible avec d’autres interfaces numériques, la GED est également complémentaire à une solution PLM. Cette dernière s’avère essentielle pour encadrer tous les process liés aux cycles de vie d’un produit ; de la conception à la fabrication.
